Firemní Gmail

E-mail s účinným spam-filtrem je uživateli okamžitě dostupný z jakéhokoliv zařízení připojeného k internetu kdekoliv na světě.

S 30 GB volného prostoru odpadají starosti s plnou schránkou a mazáním zpráv, které by jednou mohly chybět.

Organizovat poštu je možné přes štítky, které si může každý uživatel vytvářet dle vlastních potřeb. Filtry pak umožňují nastavit automatické akce s e-maily (např. přiřazení patřičného štítku, přeposlání, nebo automatická odpověď).

Google Apps fungují na všech zařízeních a právě tyto výhody oceníte nejvíce na cestách. Podporovány jsou platformy Android, iOS, BlackBerry, Windows Mobile i Symbian.

Součástí Gmailu je Google chat. Díky němu máte všechny své kolegy i další kontakty neustále k dispozici pro rychlou komunikaci přímo v rozhraní Gmailu. Chat umožňuje také video a hlasové volání, včetně volání na telefonní čísla.

Disk Google

Správa firemních dat a dokumentů. Jednoduché sdílení dokumentů s ostatními uživateli. Plně nahrazuje a ve všech ohledech předčí používání fyzického serveru. Ušetří čas, peníze a maximálně zefektivní komunikaci ve firmě. Vše je přístupné okamžitě přes prohlížeč nebo průzkumník.

Google Dokumenty

Díky jednoduchému a přehlednému uživatelskému rozhraní, je v Dokumentech Google snadné vytvářet dokumenty jak textového typu, tak tabulky, prezentace a kresby. Tyto dokumenty lze sdílet s dalšími osobami, které je mohou také editovat a měnit. Na dokumentu může pracovat i několik uživatelů současně, přičemž se mohou domlouvat přes zabudovaný chat a díky barevnému označení každý snadno rozpozná, v jáké části dokumentu je zrovna kdo aktivní.

V rámci každého dokumentu lze také vkládat komentáře a reagovat na ně. V komentáři lze zmínit konkrétního spolupracovníka, kterému přijde e-mailem notifikace, na kterou může opět přímo e-mailem (např. ze svého mobilního telefonu) odpovědět a tato odpověď se okamžitě objeví jako reakce v komentáři k dokumentu. Po vyjasnění diskutované části dokumentu se jedním kliknutím komentář vyřeší, diskuse se schová a kdokoliv má k dokumentu oprávnění se k této diskusi může později vrátit v přehledu komentářů.

K Disku a Dokumentům Google lze stejně jako v případě dalších součástí Google Apps přistupovat i z mobilních zařízení. Veškeré soubory a dokumenty ve Vašem Disku Google tak máte k dispozici kdykoliv a kdekoliv. Budete-li potřebovat, můžete si v autobuse projet prezentaci, upravit tabulku nebo v reálném čase pracovat na textovém dokumentu s dalšími spolupracovníky. To vše přes Váš telefon nebo tablet.

Všechny typy souborů a dokumentů, včetně složek, můžete snadno sdílet se svými kolegy, v týmu, nebo v rámci celé firmy. Všichni tak mají k dispozici stejná aktuální data, nad kterými mohou společně pracovat. Nemusíte prosit administrátora, aby založil sdílenou složku pro Váš tým spolupracovníků. Jakýkoliv nový soubor přidaný do sdílené složky mají všichni spolupracovníci okamžitě k dispozici.

Obsah všech Google dokumentů i mnoha dalších běžných formátů umístěných v Disku Google je indexován pro okamžité vyhledání. Pomocí technologie OCR je vyhledatelný text také v naskenovaných dokumentech, obrázcích a fotkách. Google dokonce pomocí unikátní technologie dokáže hledat v obrázcích nejen texty, ale i vyobrazené objekty jako jsou loga

Google je ve vyhledávání světovou jedničkou, špičkovou vyhledávací technologii máte k dispozici i v Google Apps. Nemusíte se zatěžovat složitou organizační strukturou složek, abyste své soubory později našli. Stačí napsat klíčové slovo, či více slov a ve zlomku vteřiny máte před sebou všechny relevantní výsledky tak, jak jste od produktů společnosti Google zvyklí.

Google Hangouts

Přímo v Gmailu je integrovaný nástroj pro komunikaci v reálném čase. Kromě běžného chatu je možné zdarma používat i hlasovou a video komunikaci. V rámci konverzace můžete volně přecházet mezi e-mailem a chatem. Do chatu také můžete přizvat více účastníků a rychle tak vyřešit, co by Vám přes e-mail trvalo mnohonásobně déle.

Přímo z webového rozhraní Gmailu můžete používat hlasové a video hovory zcela zdarma. Veškeré komunikační kanály tak máte soustředěné na jednom místě. Nepotřebujete účet na jiných službách nebo instalovat další aplikace pro volání. Navíc je možné volat za příznivé sazby i na telefonní čísla. Jedním kliknutím zavoláte třeba kolegovi na mobil.

Podobně jako další aplikace Google Apps i Google Talk můžete používat jak z běžného internetového prohlížeče, tak v aplikaci na telefonu nebo tabletu. Je jedno, ze kterého zařízení zrovna odpovíte, všechny zprávy vidíte v reálném čase tam, kde jste ke Google Talk právě přihlášeni.

Služba Setkání (Hangouts) umožňuje videokonferenci až 15 účastníkům. Kromě klasického videohovoru mohou všichni účastníci společně pracovat na dokumentu, sledovat video, sdílet obrazovku a mnohem více. Setkání totiž umožňují přidávání dalších aplikací, které otevírají neomezené možnosti rozšiřování o další využití. Video lze také živě vysílat a později zveřejnit záznam.

Kontakty a skupiny

Asi každému se časem začnou v adresáři množit duplicitní kontakty, které ale patří k jednomu člověku. Jedním kliknutím Gmail automaticky vyhledá duplicitní kontakty, které mají společné některé údaje. Dalším kliknutím je můžete všechny sloučit. Uklízení adresáře nikdy nebylo snazší.

S Gmailem se nemusíte bát, že o svoje kontakty přijdete. Schránka umožňuje kdykoliv vrátit stav adresáře o 30 dnů zpět. Nestane se Vám tedy, že nedopatřením smažete jeden nebo dokonce více kontaktů a nebudete mít žádný způsob, jak jej získat zpět.

Kontakty si můžete synchronizovat mezi Google Apps a Vašimi mobilními zařízeními jako jsou telefon nebo tablet. Každá změna, či přidání kontaktu na jedné straně, se během okamžiku projeví na straně druhé. Kontakty tak nemáte roztříštěné na telefonní čísla v telefonu, e-mailové adresy v poštovním klientu, ale veškeré své kontakty máte pohromadě neustále aktuální ve všech svých zařízeních.

Protože organizaci netvoří jen jednotlivci, ale hlavně týmy, je součástí Google Apps služba Skupiny Google, která umožňuje definovat skupiny uživatelů. Těmto skupinám lze přiřazovat práva k dokumentům, nebo celým složkám a kalendářům.

Při sdílení kalendářů lze vybrat z několika možností, k čemu bude mít druhá strana přístup a zda bude moci události v kalendáři upravovat, nebo do něj nahlížet.

Kalendář Google podporuje speciální formu kalendářů pro místnosti, vozidla, projektory a další sdílené zdroje. Tyto kalendáře umožňují přehlednou rezervaci těchto zdrojů v organizaci. Díky nim bude každý pracovník ve společnosti schopen kdykoliv zjistit, v jaký čas jsou požadované zdroje k dispozici a na potřebnou dobu si je zamluvit.